Pracując w firmie z dowolnym oprogramowaniem, na dyskach komputerów zapisanych zostaje wiele danych. Są one ważne i niezbędne w codziennej pracy. W związku z tym radzimy, żeby zabezpieczać te dane, właściwie je archiwizując, tj. sporządzając kopię zapasową. Można je zapisywać na wygodnych nośnikach. Kopię zapasową danych należy sporządzać regularnie zwłaszcza, że każdego dnia w programie dokonuje się wielu operacji. Najlepszym rozwiązaniem jest codzienne archiwizowanie danych. Dzięki temu będziesz dysponował kopią zapasową z dnia poprzedniego w przypadku wystąpienia nieoczekiwanej awarii. Kopie zapasowe najlepiej zabezpieczyć przed kradzieżą i pożarem, przechowując je np. w sejfie. Jeśli w firmie nie ma ogniotrwałego sejfu, dobrze jest przechowywać je poza firmą – na przykład dać zaufanemu pracownikowi do domu. Archiwizację należy prowadzić konsekwentnie. Nietrudno sobie wyobrazić, co by się stało, gdybyśmy nagle stracili bezpowrotnie wszystkie dane.

Kopie bezpieczeństwa powinny być wykonywane w regularnych odstępach czasu. Te odstępy są różne dla różnych zastosowań. Comiesięczne wykonanie kopii danych prywatnego komputera może być wystarczające, podczas gdy w zastosowaniach produkcyjnych konieczne jest codzienne wykonywanie kopii danych potrzebnych w procesie produkcji. Podnosi to wiarygodność (aktualność) danych po ich odtworzeniu.

Aktualność kopii bezpieczeństwa zależy od ilości zmian w danych. Im częściej zmieniane są ważne dane, tym częściej należy wykonywać kopie.

Kopie bezpieczeństwa danych przedsiębiorstwa zawierają m.in. tajemnice firmowe, jak i dane osobowe i muszą być chronione przed nieautoryzowanym dostępem. Kopie bezpieczeństwa powinny być przechowywane w innych pomieszczeniach niż urządzenia pracujące zbiorze danych. Odległość kopii danych od chronionego zbioru danych powinna być na tyle duża, że ewentualna katastrofa (pożar, trzęsienie ziemi, powódź), która nawiedzi urządzenie przetwarzające, nie zagrozi zabezpieczonej kopii danych.

Kopia bezpieczeństwa i strategia sporządzania kopii muszą być regularnie sprawdzane i aktualizowane. Czy zabezpieczono rzeczywiście wszystkie dane? Czy zastosowana strategia jest spójna? Czy proces sporządzania kopii przebiegł bez błędów?

Odtworzenie danych musi być możliwe w określonym, skończonym czasie. W tym celu wszystkie kroki potrzebne do odtworzenia danych z kopii zapasowej muszą być udokumentowane, a wszystkie niezbędne zasoby (osoby, nośniki danych, streamery, miejsce na dysku docelowym) muszą być dostępne.

Podczas ręcznego sporządzania kopii bezpieczeństwa zachodzi ryzyko błędów osoby zapisującej.

Sporządzanie dwóch kopii bezpieczeństwa jednego zbioru danych zwiększa szansę na odtworzenie danych z kopii. W ten sposób można zminimalizować ryzyko nagłych zdarzeń (np. ogień lub zjawiska fizyczne).

Wykorzystanie standardów sprawia, że odtworzenie danych z kopii jest prostsze.

Kompresja danych oszczędza miejsce na nośniku, ale jest zależna od podatności danych na kompresowanie. Nowoczesne napędy DLT/LTO kompresują dane na bieżąco w trakcie sporządzania kopii. Dane nieskompresowane są jednak łatwiejsze do odtworzenia.

Procesy sporządzania kopii bezpieczeństwa wymagają długiego czasu, co w przedsiębiorstwach produkcyjnych może powodować problemy (utrudnienia transferu danych, dostępność danych). Na długość czasu tworzenia kopii zapasowych może mieć wpływ również kompresja. Ważne są dobre strategie postępowania w nagłych wypadkach, ponieważ należy wtedy zachować spokój, jasno myśleć i działać. Dzięki wykorzystaniu list kontrolnych, które są opracowywane na wypadek krytycznych sytuacji, można uniknąć paniki. Ekonomiczne korzyści sporządzania kopii bezpieczeństwa (zysk w porównaniu z kosztem odtworzenia danych bez kopii bezpieczeństwa) muszą być w rozsądnym stosunku do wkładu pracy i czasu włożonego w przygotowanie kopii.

Kopie banków danych muszą być zapisane spójnie (spójność danych). Dokonuje się tego poprzez ściągnięcie całego banku danych (Cold Backup) (przy czym baza danych nie jest w tym czasie używana, system nie pracuje), eksport danych z banku danych lub Hot Backup.

Sporządzaniem pełnej kopii bezpieczeństwa określa się zapis wszystkich danych, niezależnie od daty ostatniego tworzenia kopii zapasowych.

Przy różnicowym tworzeniu kopii są zapisywane dane, które zostały utworzone lub zmienione od czasu utworzenia ostatniej pełnej kopii. Wadą tej metody jest większa ilość danych przeznaczonych do zapisu i dłuższy czas sporządzania kopii (w stosunku do kopii przyrostowej). Zaletą jest natomiast względnie niski nakład czasu podczas odczytu danych, ponieważ wystarczy, że zostaną przetworzone tylko dwie kopie – ostatnia pełna i ostatnia różnicowa.

Podczas wykonywania kopii inkrementalnej (zwanej także przyrostową) są zapisywane tylko te dane, które zostały zmienione od czasu ostatniego tworzenia kopii (przeważnie ostatniej kopii inkrementalnej) lub zostały wprowadzone jako nowe. Zaletą metody jest mała ilość danych do zapisu i szybkie tworzenie kopii. Jako wadę można wymienić względnie wysoki nakład czasu przy odczycie danych, ponieważ należy przetworzyć większą ilość kopii.

Kopia dziadek-ojciec-syn (także: metoda pokoleniowa) jest od dawna znanym podejściem do sporządzania kopii zapasowych. W myśl tej zasady dla jednego pliku tworzy się zawsze trzy kopie o zróżnicowanym wieku (dziadek, ojciec, syn). W ten sposób można rekonstruować zmiany danych i odzyskiwać utracone dane. Jeśli najbardziej aktualne dane (syn) zostaną uszkodzone, dane są odtwarzane z danych starszych (ojciec), a jeśli i te będą uszkodzone, to używa się danych najstarszych (dziadek).

Przy sporządzaniu kopii zapasowych należy pamiętać o dobrej dokumentacji. Reguluje ona przebieg procesu zapisu kopii zapasowych i archiwizacji, określa środki, które należy przedsięwziąć i kompetencje pracowników. W zasadzie należy rozdzielić dokumentację dotyczącą wykonywania kopii od dokumentacji służącej odtworzeniu danych z kopii.

Co należy uczynić w sytuacji krytycznej, jak wygląda przebieg procesu, kogo należy powiadomić.

Kto jest za tę sytuację odpowiedzialny, kto jest odpowiedzialny za organizację.

Porozumienie się z dostawcą odnośnie czasu dostawy urządzenia, kolejność, według której należy odtwarzać dane.

W którym pomieszczeniu jest przechowywany serwer, czy dane są chronione w sejfie, gdzie są instrukcje obsługi do sprzętu i oprogramowania.

Pole to dostępne jest dla użytkowników modułu dodatkowego Komunikacja. Możesz z niego korzystać do przesyłania lub przetwarzania informacji. Kopię wysyła się jako informację do innych pracowników lub adresów zewnętrznych. Na ogół nie oczekuje się reakcji od odbiorcy informacji. Wpisz odbiorcę w polu Ukryta kopia zamiast Kopia do, jeżeli przekazywanie informacji ma być niewidoczne dla odbiorcy. Wyświetlanie tego pola jest opcjonalne i może być przełączane.