KSeF to centralny system Ministerstwa Finansów służący do: wystawiania, odbierania, przechowywania faktur ustrukturyzowanych (XML)

Serwer 'Produkcyjny' to serwer, na którym docelowo będą musiały pracować wszystkie firmy w Polsce. Faktury wystawiane na tym serwerze są prawnie wiążące.

Serwer 'Demonstracyjny' służy do celów szkoleniowych i nie jest prawnie wiążący.

Certyfikaty KSeF to cyfrowe identyfikatory, narzędzia kryptograficzne wydawane przez Ministerstwo Finansów, służące do bezpiecznego uwierzytelniania się i autoryzacji w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF). Rozróżniamy dwa typy certyfikatów.

Certyfikat uwierzytelniający to podstawowa metoda do zalogowania w Krajowym Systemie e-Faktur. Pozwala też na wykonywanie operacji (wystawianie, odbieranie faktur) w imieniu firmy lub osoby.

Przeznaczony wyłącznie do oznaczania faktur kodem QR, który pozwala potwierdzić tożsamość wystawcy w przypadku niedostępności systemu (np. w trybie offline24)

Tajny klucz kryptograficzny, który służy do uwierzytelniania w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) i podpisywania operacji wykonywanych w systemie.

• Wejdź na Moduł Certyfikatów i Uprawnień (MCU) używając Profilu Zaufanego, e-dowodu lub kwalifikowanego podpisu/pieczęci.

• Wypełnij wniosek o certyfikat (dla osoby fizycznej z PESEL lub podmiotu z NIP) i wybierz jego typ.

• W polu Nazwa certyfikatu wpisz nazwę, pod którą zostaną zapisane: klucz prywatny i certyfikat.

• W polu Hasło zdefiniuj hasło zabezpieczające klucz prywatny.

Uwaga! Hasła nie można zresetować — zapisz je i przechowuj w bezpiecznym menedżerze haseł.

• Pobranie: Po pozytywnym rozpatrzeniu wniosku plik certyfikatu jest dostępny do pobrania

• Bezpieczeństwo: Przechowuj plik certyfikatu bardzo bezpiecznie, ponieważ daje on dostęp do Twoich faktur.

Uwaga: Klucz prywatny jest tajny — nie ujawniaj go i przechowuj w bezpiecznym miejscu.

Wygenerowany certyfikat (plik z rozszerzeniem .crt) wgraj do programu IN-FORM klikając na plusik (Dodaj certyfikat KSeF). Załącz klucz prywatny plik w formacie .key. Wprowadź również Hasło do klucza prywatnego, które zostało zdefiniowane podczas generowania certyfikatu oraz zapisz zmiany.

W programie IN-FORM możesz wysyłać i pobierać faktury z KSeF.

W module Dokumenty możesz wystawiać faktury do KSeF - Utwórz dokument lub wybierz w skoroszytach fakturę i kliknij przycisk [Wystaw do KSeF]. Otworzy się okno 'Wystaw fakturę w KSeF', w którym program zweryfikuje, czy Faktura jest poprawnie wystawiona (wtedy pojawi się zielony haczyk). Jeśli Faktura zawiera błędy pojawi czerwony krzyżyk oraz przycisk [Pokaż szczegóły], klikając na niego sprawdzisz w którym polu pojawił się błąd, aby łatwiej móc go poprawić.

W tym oknie sprawdzisz również czy Serwer KSeF jest dostępny, tutaj też pojawi się zielony haczyk. Jeśli, np. utraciłeś połączenie z Internetem pojawi się komunikat 'Serwer KSeF niedostępny' oraz czerwony krzyżyk.

Jeśli Faktura jest wystawiona poprawnie (dwa zielone haczyki) możesz zdecydować czy wysyłasz bezpośrednio do KSeF przycisk [Wyślij], czy chcesz wysłać później, klikając na przycisk [Wyślij później (wystaw OFFLINE)]. Jeśli Serwer KSeF będzie niedostępny, aktywny będzie tylko przycisk [Wyślij później (wystaw OFFLINE)].

Faktura OFFLINE - Tryb offline24 to rozwiązanie, z którego będzie można skorzystać między innymi w razie trudności w wystawianiu i przesyłaniu e-faktur do KSeF wynikających z jakości sieci transmisyjnej lub braku połączenia z Internetem. Faktura wystawiona w trybie offline24 udostępniana nabywcy w sposób uzgodniony powinna być oznaczona dwoma kodami QR. Pierwszy kod QR zapewni dostęp do faktury w KSeF oraz weryfikację danych zawartych na tej fakturze (posiada oznaczenie „OFFLINE”), drugi kod QR umożliwi potwierdzenie tożsamości wystawcy przy wystawianiu tej faktury (posiada oznaczenie „CERTYFIKAT”)

Fakturę wystawioną OFFLINE należy przesłać do KSeF do końca następnego dnia roboczego od wystawienia faktury. Jeżeli jednak wystąpi w tym czasie awaria KSeF (ogłoszona w BIP i oprogramowaniu interfejsowym) – wtedy fakturę przesyła się do KSeF w ciągi 7 dni roboczych od zakończenia awarii, wystąpi w tym czasie tzw. awaria całkowita KSeF (ogłoszona w środkach społecznego przekazu) – wówczas faktury nie dosyła się do KSeF

Klikając na przycisk [Pobierz z KSeF] otworzysz okno 'KSeF - wyślij/pobierz faktury'. W tym miejscu możesz pobrać z KSeF faktury zakupu. W oknie zobaczysz faktury z ostatnich 31 dni, które do tej pory nie zostały pobrane. Zaznaczając pole wyboru 'Zaznacz wszystkie znalezione' możesz pobrać wszystkie naraz - wybierz również rejestr (z listy rozwijalnej) do którego chcesz, aby pobrane faktury się zapisały i kliknij przycisk [Pobierz z KSeF].