W pierwszych miesiącach funkcjonowania KSeF pojawiają się (naturalne w każdym nowym systemie) perturbacje w pracy. Sam system KSeF ulega pewnym modyfikacjom. Program IN-FORM jest do nich dostosowywany na bieżąco, aby jak najlepiej usprawnić pracę naszym użytkownikom.

Rekomendujemy pracę na programie IN-FORM w wersji 26.00/16 lub wyższej.

Poniżej przedstawiamy najczęstsze sytuacje, w których pojawiają się komunikaty o nieprawidłowościach w przygotowaniu faktur w momencie wysyłania ich do KSeF.

KSeF dopuszcza przekazanie pozycji o maksymalnej długości tekstu wynoszącej 256 znaków. Dotyczy to opisu materiałów lub usług, a także tekstów dodatkowych, takich jak uwagi czy podpisy.

Najczęściej dotyczy to pozycji z podpisami pod fakturą. Może też dotyczyć innych pozycji, w których występują długie opisy.

Sprawdź, czy Twoje podpisy zawierają więcej niż 256 znaków, i jeżeli tak, to odpowiednio skróć tekst. Możesz także usunąć cały wiersz z podpisami, jeśli nie jest potrzebny.

W opcjach programu możesz na stałe zmodyfikować pozycję „podpisy”, aby przy kolejnych fakturach nie wystąpił powyższy problem.

Faktury wysyłane do KSeF muszą zawierać informację o numerze rachunku bankowego, na który ma zostać zapłacona faktura. Jeśli nie podałeś tego rachunku w nagłówku faktury należy go uzupełnić.

Najczęstsza przyczyną takiego braku rachunku jest niepełna konfiguracja IN-FORM. Poniżej przedstawiamy drogę jak uzupełnić prawidłowo dane.

W opcjach programu uzupełnij jeden lub więcej rachunków bankowych jakich używasz przy wystawianiu faktur.

Po uzupełnieniu numeru rachunku w opcjach wróć do swojej faktury i sprawdź czy w polu "Płatność na:" pojawiła się już nazwa konta.

Jeśli pole nadal jest puste to naciśnij przycisk ołówka i w otwartym okienku skorzystaj z przycisku "Przejmij tabelę z 'Opcji'.

Zgodnie z wytycznymi wraz z fakturą mogą być przekazywane do KSeF numer telefonu oraz adres e-mail nabywcy. Czasami zdarza się, że w przeznaczonych do tego polach mamy wpisane jakieś dodatkowe uwagi, lub więcej numerów telefonów w jednym polu. Powoduje to przekroczenie dozwolonej liczby znaków.

W przypadku pojawienia się komunikatu o błędnych danych w polu telefon lub adres e-mail należy poprawić dane w nagłówku faktury korzystając z ikonki słuchawki telefonicznej obok pola „Nazwa”.

W przypadku pojawienia się komunikatu o błędnych danych w polu telefon lub adres e-mail należy poprawić dane w nagłówku faktury korzystając z ikonki słuchawki telefonicznej obok pola „Nazwa”.

Dozwolona ilość danych to:

W polu „Telefon”: max 16 znaków

W polu „E-mail”: jeden adres mailowy