W programie IN-FORM można wystawić fakturę zaliczkową, a następnie fakturę końcową, na której zostanie rozliczona wcześniej otrzymana zaliczka.

Utworzenie faktury zaliczkowej

• W oknie głównym programu IN-FORM wybierz niebieski przycisk Dokumenty.

• Wybierz rejestr, w którym wystawiasz faktury zaliczkowe. Jeśli nie posiadasz takiego rejestru, załóż go zgodnie z instrukcją -> instrukcja założenia skoroszytu i rejestru dla faktur zaliczkowych

• Wybierz zielony przycisk Utwórz dokument.

• Upewnij się, że w polu Tytuł znajduje się: Faktura zaliczka.

• Za pomocą ikony lupy przy polu Karta (adres) wybierz kontrahenta, dla którego wystawiasz fakturę.

• Wybierz Zapisz i dalej.

• Uzupełnij treść faktury zaliczkowej:

  • w polu Ilość wpisz 1,

  • w polu Oznaczenie wpisz np. Zaliczka na poczet realizacji zamówienia,

  • w polu Cena jed. wpisz wartość netto (cenę SP) zaliczki.

  • zatwierdź przyciskiem TAB lub Enter

Przykład: Ilość: 1, Oznaczenie: Zaliczka, Cena jed.: 30 000,00 zł UWAGA!!! Jeśli kwota 30 000 zł jest kwotą brutto, aby obliczyć cenę netto, wpisz w polu Cena jed. działanie: 30000/1,23. Otrzymasz kwotę netto.

• Wybierz przycisk SUM znajdujący się na pasku narzędzi po prawej stronie, aby podsumować dokument.

Dodanie specyfikacji zamówienia

Pod podsumowaniem faktury zaliczkowej dodaj tzw. Specyfikację zamówienia, która w myśl przepisów jest obowiązkowym elementem faktury zaliczkowej:

• Pod tekstem Specyfikacja zamówienia: ustaw kolejną pozycję jako Pozycja normalna (>). Jeśli widzisz Pozycja tekstowa (TEKST), kliknij przycisk „>” na pasku narzędzi, aby zmienić format.

• Uzupełnij treść specyfikacji zamówienia:

  • w polu Ilość wpisz 1,

  • w polu Oznaczenie wpisz np. Budowa domu jednorodzinnego,

  • w polu Cena jed. wpisz wartość netto (cenę SP) sprzedawanego towaru lub usługi.

Przykład: Ilość: 1, Opis pozycji: Budowa domu jednorodzinnego, Cena jed.: 400 000,00 zł

• Naciśnij na przycisk SUM znajdujący się na pasku narzędzi po prawej stronie. Jeśli program zapyta w którym miejscu chcesz wstawić sumy, zaznacz Wstaw sumy na koniec.

Rezultat powinien być podobny do poniższego:

• W specyfikacji pozostaw tylko informacje dotyczące zamówienia. Usuń zbędne podsumowania znajdujące się poniżej pozycji BRUTTO.

  Aby zaznaczyć elementy do usunięcia, przytrzymaj klawisz Ctrl i klikaj myszką kolejno wszystkie pozycje znajdujące się pod pozycją BRUTTO.

Rezultat powinien być podobny do poniższego:

• Następnie kliknij przycisk Usuń pozycję na pasku narzędzi (biały minus na czerwonym tle):

• Zbędne pozycje zostały usunięte ze specyfikacji zamówienia.

• Faktura zaliczkowa jest gotowa.

Zapisanie i wydrukowanie faktury zaliczkowej

Po uzupełnieniu faktury:

• Kliknij ikonę drukarki w lewym górnym rogu paska narzędzi.

• Kliknij zielony przycisk Drukuj.

• Po wydrukowaniu faktury kliknij OK w prawym górnym rogu paska narzędzi, aby zapisać dokument.

Faktura zaliczkowa jest gotowa!

Ewidencja płatności za fakturę zaliczkową

Jeśli rozliczasz płatności za faktury w module NiZ – Należności i Zobowiązania, zaewidencjonuj płatność tak jak w przypadku innych faktur i przejdź dalej.

Jeśli nie korzystasz z modułu NiZ, po prostu przejdź dalej.

• W oknie skoroszytu przejdź na zakładkę Płatność i wybierz niebieski przycisk Szczegóły, rozliczenie, odpis.

• Naciśnij na zielony przycisk Płatność

• W oknie Zapłata uzupełnij:

  • Datę otrzymania płatności,

  • Kwotę BRUTTO otrzymanej zaliczki (w opisywanym przykładzie 30 000 PLN)

  • w polu Tekst – dodatkową informację dotyczącą płatności, jeżeli jest potrzebna.

• Wybierz OK.

• Wyjdź z okienka płatności poprzez przycisk Zamknij.

Po zapisaniu płatności status faktury zmieni się na ZAPŁACONY.

Utworzenie faktury końcowej

Po otrzymaniu i zarejestrowaniu zaliczki możesz wystawić fakturę końcową.

• Wybierz rejestr, w którym wystawiasz faktury sprzedaży.

• Wybierz zielony przycisk Utwórz dokument.

• W polu Tytuł wybierz Faktura końcowa.

• Kliknij ikonę lupy przy polu Karta (adres) i wybierz kontrahenta.

• Wybierz Zapisz i dalej.

• Dodaj pozycje będące przedmiotem sprzedaży lub realizowanego zamówienia. W opisywanym przykładzie jest to budowa domu jednorodzinnego.

• Wybierz przycisk SUM , znajdujący się na pasku narzędzi po prawej stronie.

Efekt powinien być podobny do poniższego:

Rozliczenie faktury końcowej z fakturą zaliczkową

Na fakturze końcowej wskaż wcześniej wystawioną fakturę zaliczkową, aby odliczyć otrzymaną zaliczkę od kwoty do zapłaty.

• W obszarze pozycji faktury wybierz pozycję TEKST znajdującą się pomiędzy pozycjami BRUTTO i SKONTO.

• Kliknij ZAL , który znajduje się po prawej stronie na pasku narzędzi.

• Zaznacz pole wyboru Szczegółowy wykaz płatności za faktury zaliczkowe.

• Wybierz zielony przycisk Wstaw.

• Kliknij ikonę lupy przy polu Faktury zaliczkowe, aby wyświetlić listę faktur zaliczkowych wystawionych dla tego kontrahenta.

• Wybierz właściwą fakturę zaliczkową z listy i kliknij zielony przycisk OK.

• W oknie Edycja pozycji ZAL kliknij OK.

• W oknie Edycja zaliczek i potrąceń ponownie kliknij OK.

Efekt powinien być podobny do poniższego:

Gotowe! Kwota wcześniej otrzymanej zaliczki zostanie uwzględniona na fakturze końcowej.