Ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych (RODO) obowiązuje od 25 maja 2018 roku. Jego celem jest zapewnienie jednolitego poziomu ochrony danych osobowych w całej Unii Europejskiej.

Informacje podstawowe

• Za przestrzeganie przepisów dotyczących ochrony danych osobowych zgodnie z RODO odpowiada przedsiębiorca. Dotyczy to wszystkich przedsiębiorców i firm przetwarzających dane osobowe, zarówno w sposób zautomatyzowany, jak i niezautomatyzowany – od osób wykonujących wolne zawody i firm jednoosobowych, przez małe i średnie przedsiębiorstwa, aż po duże koncerny. Do danych osobowych należą m.in. dane pracowników, klientów, dostawców i osób zainteresowanych ofertą firmy.

• Przestrzeganie RODO wymaga wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, ich stosowania, dokumentowania oraz regularnego sprawdzania. Konkretne środki zależą od rodzaju działalności, struktury organizacyjnej oraz stosowanych systemów przetwarzania danych, np. IN-FORM.

Dodatkowe kwestie dotyczące ochrony danych należy skonsultować z inspektorem ochrony danych lub prawnikiem.

Pomoc ze strony IN-FORM

IN-FORM od dawna wspiera użytkowników w przestrzeganiu przepisów dotyczących ochrony danych osobowych. Konieczne jest jednak zapoznanie się z wymaganiami RODO i odpowiednie skonfigurowanie programu IN-FORM zgodnie z czynnościami przetwarzania danych określonymi i udokumentowanymi w firmie. Coroczne aktualizacje IN-FORM rozszerzają możliwości techniczne programu, ale nie zwalniają przedsiębiorcy z odpowiedzialności za wdrożenie odpowiednich rozwiązań organizacyjnych.

Podstawowe funkcje

Nie korzystasz jeszcze z przydatnych funkcji IN-FORM związanych z ochroną danych? Zacznij od poniższych podstawowych rozwiązań:

• Kontrola dostępu IN-FORM umożliwia zarządzanie użytkownikami.

• Nadawanie uprawnień IN-FORM umożliwia przydzielanie użytkownikom odpowiednich uprawnień.

• Kopie zapasowe danych Od wersji IN-FORM SQL program oferuje zintegrowane rozwiązanie do tworzenia kopii zapasowych danych.

• Szyfrowanie IN-FORM wykorzystuje szyfrowane bazy danych SQL oraz szyfrowanie komunikacji z serwerem IN za pomocą protokołu SSL. IN-TIME obsługuje certyfikaty SSL i protokół HTTPS.

• Minimalizacja danych W IN-FORM wymaganych jest tylko kilka danych obowiązkowych.

• Ustawienia przyjazne ochronie danych IN-FORM ma domyślnie skonfigurowane ustawienia sprzyjające ochronie danych. Przykładowo nowi użytkownicy nie mają żadnych uprawnień. Należy je nadać indywidualnie.

• Przenoszenie danych IN-FORM oferuje różne możliwości importu i eksportu danych.

• Prawo dostępu do danych IN-FORM oferuje różne opcje drukowania, np. wydruki z kartoteki adresowej zawierające wszystkie niezbędne pola.

• Funkcje archiwizacji i usuwania IN-FORM oferuje funkcje archiwizacji i usuwania danych.

• Okresy przechowywania IN-FORM umożliwia określanie okresów przechowywania dokumentów.