Jak importuję czasy i materiały?
Czasy i materiały, które zostały przez Państwa zarejestrowane w źródle zewnętrznym, można zaimportować do kalkulacji końcowej/ewidencji czasu w programie IN-FORM. W tym celu dostępne są różne interfejsy.
Import z interfejsem INNZ
Chcą Państwo zaimportować swoje czasy i materiały, np. z arkusza kalkulacyjnego, do kalkulacji końcowej/ewidencji czasu w programie IN-FORM? Norma INNZ została zdefiniowana przez firmę IN-Software i umożliwia Państwa programiście stworzenie plików do importu.
Norma INNZ ma stałe długości pól i zmienne długości rekordów.
Do ostatniego pola, w którym przekazywane są dane, niewykorzystane pola należy wypełnić spacjami.
Rekordy kończą się znacznikami po ostatnim wykorzystanym polu.
Istnieją dwa różne typy rekordów, które należy oznaczyć w pierwszej pozycji rekordu: typ „M” dla materiałów oraz typ „Z” dla rejestracji czasu.
Oba typy rekordów mogą występować razem w jednym pliku.
Poszczególne pola znajdują się w stałych pozycjach w rekordzie, nie są oddzielone znakami rozdzielającymi pola.
Pola alfanumeryczne są wyrównane do lewej strony i kończą się spacjami, puste pola są oznaczone odpowiednią liczbą spacji.
Pola numeryczne są wyrównane do prawej strony z zerami wiodącymi, pola zawierające jedną lub więcej zer są interpretowane jako wartości liczbowe. Do oddzielenia części całkowitej od ułamkowej można użyć dowolnie kropki lub przecinka. Wszystkie pola numeryczne mają długość 15 bajtów.
Rekordy czasu, które zawierają rozpoczęcie i zakończenie pracy, muszą występować w pliku w kolejności chronologicznej.
INNZ-Materialsätze
Feld | Satzposition | Länge | Format | Pflichtfeld | Inhalt |
|---|---|---|---|---|---|
1 | 1 | 1 | T | ja | Typ ,M' |
2 | 2 - 7 | 6 | T | ja | Jahr, Monat in der Form ,YYYYMM' |
3 | 8 - 20 | 13 | T | ja | Projekt |
4 | 21 - 30 | 10 | T | ja | Datum in der Form ,DD.MM.YYYY' |
5 | 31 - 50 | 20 | T | ja | Artikelnummer |
6 | 51 - 65 | 15 | N | ja | Menge |
7 | 66 - 80 | 15 | N | Preis per | |
8 | 81 - 95 | 15 | N | EK-Preis | |
9 | 96 - 110 | 15 | N | VK-Preis | |
10 | 111 - 116 | 6 | T | Einheit | |
11 | 117 - 119 | 3 | T | Währung | |
12 | 120 | 1 | I | Kennzeichen für Material: 0 Kennzeichen für Geräte: 1 Kennzeichen für Fremdleistung: 2 | |
13 | 121 | 1 | B | Kennzeichen, ob Artikel vom Lager abzubuchen ist Ja: 1 Nein: 0 | |
14 | 122 | 1 | B | Kennzeichen, ob Artikel im Materialjournal der Adresse zu buchen ist Ja: 1 Nein: 0 | |
15 | 123 - 202 | 80 | T | Kurztext | |
16 | 203 - 282 | 80 | T | Info |
Prüfungen und Reaktionen
Folgende Prüfungen sind bei Materialsätzen notwendig. Wenn eine der folgenden Prüfungen negativ ausfällt, dann wird der Satz ignoriert und protokolliert.
Projekt: Das Projekt muss in der Projektkartei existieren sowie vom Typ „Offen" sein.
Datum: Das Buchungsdatum muss nach dem Projektstart des Projekts liegen oder mit diesem identisch sein.
Menge: Die eingetragene Menge muss ungleich "Null" sein.
Artikelnummer: Wenn der eingetragene Artikel in der Artikelkartei vorhanden ist, muss er vom Typ "Artikel" sein. Wenn der Artikel nicht in der Artikelkartei existiert, müssen die Felder EK-Preis, VK-Preis, Preis per und Einheit existieren, damit der Satz importiert werden kann.
Preis per, EK-Preis, VK-Preis, Einheit, Kennzeichen für Material / Geräte / Fremdleistungen, Kurztext: Sind diese Datenfelder nicht vorhanden, werden sie aus der Artikelkartei übernommen.
Währung: Wenn kein Währungsfeld übergeben wurde und der Artikel nicht in der Artikelkartei existiert oder die Währung in der Artikelkartei nicht existiert, wird die Standardwährung der Firma verwendend. Wenn eine Währung übergeben wird, dann wird geprüft, ob diese Währung in der Büroorganisation existiert. Wenn sie nicht existiert wird der Import dieses Satzes abgelehnt und mit einer entsprechenden Meldung protokolliert.
Kennzeichen, ob Artikel vom Lager abzubuchen ist: Wenn dieses Kennzeichen auf 1 gesetzt ist, das wird die Abbuchung vom Lager in der Artikelkartei wie bei der Materialerfassung durchgeführt.
Kennzeichen, ob Artikel im Materialjournal der Adresse zu buchen ist: Wenn dieses Kennzeichen auf 1 gesetzt ist, das wird die Buchung im Materialjournal der Adressenkartei wie bei der Materialerfassung durchgeführt.
INNZ-Zeitsätze
Feld | Satzposition | Länge | Format | Pflichtfeld | Inhalt |
|---|---|---|---|---|---|
1 | 1 | 1 | T | X | Typ ,Z' |
2 | 2 - 7 | 6 | T | X | Jahr, Monat in der Form ,YYYYMM' |
3 | 8 - 20 | 13 | T | X | Mitarbeiter |
4 | 21 - 30 | 10 | T | X | Datum in der Form ,DD.MM.YYYY' |
5 | 31 - 35 | 5 | T | X- Var. 1 | Arbeitsbeginn in der Form 'HH:MM' |
6 | 36 - 40 | 5 | T | X- Var. 1 | Arbeitsende in der Form 'HH:MM' |
7 | 41 - 55 | 15 | N | X- Var. 2 | Stundenzahl, dezimal |
8 | 56 - 75 | 20 | T | X | Stundenart |
9 | 76 - 88 | 13 | T | X | Projekt |
10 | 89 - 103 | 15 | N | EK-Preis | |
11 | 104 - 118 | 15 | N | VK-Preis | |
12 | 119 - 121 | 3 | T | Währung | |
13 | 122 - 201 | 80 | T | Kurztext | |
14 | 202 - 281 | 80 | T | Info | |
15 | 282 - 286 | 5 | T | Pause in der Form 'HH:MM' |
Varianten
Zeitsätze können in zwei verschiedenen Varianten existieren. Für die Übergabe der Zeiten können entweder die Felder 5 und 6 oder das Feld 7 verwendet werden. Wenn alle 3 Felder gleichzeitig gefüllt sind, werden die Felder 5 und 6 ignoriert und nur das Feld 7 berücksichtigt.
Gesamtzeit-Buchungen (Feld 7) Es wird die Gesamtzeit als Dezimalwert übergeben, die ein Mitarbeiter für ein Projekt in einer Stundenart gearbeitet hat. Angaben zu Pausen und Arbeitszeitbeginn aus dem Importdialog werden hierbei nicht berücksichtigt.
Arbeitsbeginn-Arbeitsende-Buchungen (Felder 5 und 6) Die insgesamt angefallene Arbeitszeit errechnet sich aus dem Arbeitsbeginn und dem Arbeitsende. Angaben zu Pausen und Arbeitszeitbeginn aus dem Importdialog werden hierbei berücksichtigt. Pausen werden abgezogen und der Arbeitsbeginn wird ggf. durch den Dialogeintrag korrigiert.
Pause-Buchungen (Feld 15) Wenn ein Wert im Feld 15 hinterlegt ist, wird die Arbeitszeit abzüglich des Pausenwerts berechnet. Ist bei dem Mitarbeiter ein automatischer Pausenabzug eingestellt, wird der Wert aus dem Feld 15 ignoriert.
Prüfungen und Reaktionen
Folgende Prüfungen sind bei Zeitsätzen notwendig. Wenn eine der Prüfungen negativ ausfällt, dann wird der Satz ignoriert und protokolliert.
Mitarbeiter: Der eingetragene Mitarbeiter muss in der Mitarbeiterkartei vorhanden sein.
Datum: Das Buchungsdatum muss nach dem Eintrittsdatum bzw. vor dem Austrittsdatum des Mitarbeiters liegen oder mit diesen identisch sein. Das Buchungsdatum muss nach dem Projektstart des Projekts liegen oder mit diesem identisch sein.
Stundenanzahl: Die eingetragene oder zu berechnende Stundenanzahl muss ungleich Null sein. Die Summe aller Stunden eines Tages darf 24 nicht übersteigen.
Stundenart: Die eingetragene Stundenart muss im Systemsatz der Mitarbeiterkartei existieren. Bei unproduktiven Stundenarten werden ein eventuell eingetragener Kostenträger und Preise ignoriert.
Projekt: Das Projekt muss in der Projektkartei existieren und muss vom Typ „Offen" sein.
EK-Preis (Lohnkostensatz), VK-Preis (Lohn-VK-Preis): Wenn diese Daten nicht im Satz existieren, dann werden sie unter Verwendung der Preise der Stundenart und der Lohndaten des Mitarbeiters berechnet.
Import mit BDE-Schnittstelle
Sie möchten Ihre Zeiten und Materialien, die mit einem BDE-Gerät (Betriebs-Daten-Erfassungs-Geräte) erfasst wurden, in die Nachkalkulation/Zeitwirtschaft von IN-FORM importieren? Viele Gerätehersteller erstellen Ausgabedateien im BDE-Format. Nachfolgend finden Sie die Beschreibung des BDE-Formates:
Als Dateierweiterung wird BDE vorausgesetzt.
Die Datensätze der Importdatei bestehen ausschließlich aus ASCII-Zeichen größer/gleich 0x20 und sind durch die Bytefolge 0x0D, 0x0A abgeschlossen.
Die Satzlänge ist variabel.
Beide Satzarten (Material- und Zeitsätze) können gemeinsam in einer Datei auftreten.
Zeitsätze, die Arbeitsbeginn und -Ende enthalten, müssen in chronologischer Reihenfolge in der Datei stehen.
Die Datensätze bestehen aus einer variablen Anzahl von Datenfeldern.
Die Länge der einzelnen Felder ist ebenfalls variabel.
Jedes Datenfeld besteht aus folgenden Angaben:
Byte-Nr. | Inhalt | Erläuterung |
|---|---|---|
1 | Feldlänge | Länge des Feldinhaltes (inkl. Längenbyte und Name der Variablen) plus 0x20 |
2-3 | Name der Variablen | Feldkennzeichnung '01' bis '10' |
Byte 4 ff4-10 | Feldinhalt | z.B. Anzahl der Stunden, Mitarbeitername |
Die Länge dieses Eintrages beträgt 10 Byte (0A hex) (0x0A+0x20=0x2A entspricht Längencodierung im 1. Byte)
Feldart 04 - Mitarbeiter - SCHULZE
Byte-Nr. | Inhalt | Erläuterung |
1 | 0x2A | Feldlänge 10 + 0x20 |
2-3 | "04" | Feldart '04' (Mitarbeiter) |
4-10 | "SCHULZE" | Feldinhalt SCHULZE |
BDE-Materialsätze
Name der Variablen | Erläuterung | Länge | Format |
|---|---|---|---|
'01' | Kennzeichen 'M' | 1 | Text Materialsatz |
'02' | Projekt | 13 | Text |
'03' | Datum | 8 | 'TT.MM.JJ' Wenn JJ = 80-99 dann JJJJ = 1980-1999 Wenn JJ = 00-79 dann JJJJ = 2000-2079 |
'04' | Artikelnummer | 20 | Text |
'05' | Menge | 10 | 6.3 Ziffern |
'06' | Lager (abbuchen J/N) | 1 | '0' = Nein, '1' = Ja |
'07' | Informationen | 6 | Text |
'08' | Positionen | 8 | Text |
'09' | EK-Preis | 10 | 7.2 Ziffern |
'10' | Fremdleistung | 1 | '0' = Nein, '1' = Ja |
'11' | VK-Preis | 10 | 7.2 Ziffern |
Die Variablen '01' bis '05' sind unbedingt einzutragen. Falls eine dieser Variablen nicht vorhanden ist, wird der Datensatz als formal nicht korrekt behandelt und im Fehlerprotokoll ausgewiesen.
BDE-Zeitsätze
Name der Variablen | Erläuterung | Länge | Format |
|---|---|---|---|
'01' | Kennzeichen 'Z' | 1 | Text |
'02' | Projekt | 13 | Text |
'03' | Datum | 8 | 'TT.MM.JJ' Wenn JJ = 80-99 dann JJJJ = 1980-1999 Wenn JJ = 00-79 dann JJJJ = 2000-2079 |
'04' | Mitarbeiter | 10 | Text |
'05' | Stundenart | 6 | Text |
'06' | Anzahl der Stunden | 5 | 2.2 Ziffern |
'07' | Arbeitsbeginn | 5 | 2.2 'HH.MM' |
'08' | Arbeitsende | 5 | 2.2 'HH.MM' |
'09' | Informationen | 6 | Text |
'10' | Positionen | 8 | Text |
'11' | EK-Preis | 6 | 3.2 Ziffern |
'12' | VK-Preis | 6 | 3.2 Ziffern |
Die Variablen '01' bis '05' sind unbedingt einzutragen. Falls eine dieser Variablen nicht vorhanden ist, wird der Datensatz als formal nicht korrekt behandelt und im Fehlerprotokoll ausgewiesen.
Varianten
Zeitsätze können in drei Varianten erfasst werden:
Gesamtzeit-Buchungen: Es wird die Gesamtzeit als Dezimalwert übergeben, die ein Mitarbeiter für ein Projekt in einer Stundenart gearbeitet hat.
Arbeitsbeginn-Buchungen: Die insgesamt angefallene Arbeitszeit errechnet sich aus dem Arbeitsbeginn und dem Arbeitsende. Dabei wird ein neuer Arbeitsbeginn automatisch als Arbeitsende des vorangegangenen Arbeitsbeginn-Datensatzes erkannt.
Arbeitsende-Buchungen: Die Arbeitszeit des Mitarbeiters für ein Projekt ist beendet und das Projekt wird mit der angefallenen Arbeitszeit belastet (Arbeitsende am Feierabend oder Pausen).