W jaki sposób program IN-FORM wspiera mnie w zakresie RODO (Ogólnego Rozporządzenia o Ochronie Danych)?
Ogólne rozporządzenie o ochronie danych (RODO) obowiązuje od 25 maja 2018 roku. Ma ono na celu zapewnienie jednolitego poziomu ochrony danych osobowych w całej Unii Europejskiej.
Podstawowe informacje
Za przestrzeganie przepisów dotyczących ochrony danych osobowych na mocy RODO odpowiada wyłącznie przedsiębiorca. Dotyczy to każdego przedsiębiorcy/firmy, od freelancerów przez mikroprzedsiębiorców aż po korporacje, które przetwarzają dane osobowe (zarówno w sposób zautomatyzowany, jak i niezautomatyzowany). Do danych osobowych należą już dane pracowników, klientów, dostawców, potencjalnych klientów itp.
Aby zapewnić zgodność z RODO, należy wdrożyć, stosować, protokołować oraz regularnie sprawdzać odpowiednie środki techniczne i organizacyjne. Konkretne środki zależą od rodzaju działalności gospodarczej, struktury organizacyjnej oraz systemu przetwarzania danych (np. IN-FORM).
Jednym z najważniejszych obowiązków osoby odpowiedzialnej jest prowadzenie dokumentacji procesów. Muszą w niej znaleźć się kluczowe informacje dotyczące przetwarzania danych (zob. art. 30 RODO).
W przypadku dalszych pytań dotyczących tematu "ochrona danych", prosimy o kontakt z Państwa inspektorem ochrony danych lub prawnikiem.
Wsparcie ze strony IN-FORM
IN-FORM wspiera Cię jako przedsiębiorcę w przestrzeganiu przepisów dotyczących ochrony danych osobowych. Wymaga to jednak, abyś zapoznał się z RODO i odpowiednio skonfigurował swoją instalację IN-FORM zgodnie z określonymi i udokumentowanymi procedurami (dokumentacja procesów). Coroczne aktualizacje IN-FORM rozszerzają Twoje możliwości techniczne, ale nie zwalniają Cię z tej organizacyjnej odpowiedzialności.
Die Klassiker
Nie zapoznałeś się jeszcze z pomocnymi funkcjami IN-FORM? Zacznij najlepiej od poniższych „klasyków”:
Kontrola dostępu IN-FORM posiada zarządzanie użytkownikami.
Przydzielanie różnych uprawnień IN-FORM oferuje różne ustawienia uprawnień.
Kopia zapasowa danych IN-FORM od wersji IN-FORM SQL posiada zintegrowane rozwiązanie do tworzenia kopii zapasowych danych.
Metody szyfrowania IN-FORM posiada szyfrowane bazy danych SQL oraz szyfrowanie SSL podczas komunikacji z serwerem IN-Kommunikationsserver. IN-ZEIT posiada certyfikat SSL oraz protokół https.
Minimalizacja danych IN-FORM wymaga jedynie kilku obowiązkowych danych. .
Ustawienia przyjazne ochronie danych IN-FORM posiada optymalne ustawienia domyślne. (Przykład: Nowi użytkownicy nie mają żadnych uprawnień, które muszą być określone indywidualnie.)
Przenoszalność danych IN-FORM oferuje różnorodne funkcje importu i eksportu danych.
Prawo dostępu IN-FORM oferuje różne opcje drukowania. (Przykład: Wydruki z kartoteki adresowej ze wszystkimi niezbędnymi polami.)
Funkcje archiwizacji i usuwania IN-FORM posiada funkcje archiwizacji i usuwania danych.
Okresy przechowywania* IN-FORM oferuje możliwość zarządzania okresami przechowywania danych.
*) Z naszego punktu widzenia, RODO częściowo stoi w sprzeczności zarówno z innymi obowiązującymi przepisami i wytycznymi, jak i z praktycznym zastosowaniem. Dwa przykłady: Zgodnie z RODO dane adresowe muszą zostać usunięte po pół roku, podczas gdy zgodnie z GoBD dokumenty o znaczeniu podatkowym należy przechowywać przez 10 lat. W przypadku awarii, jako rzemieślnik, musisz zapewnić dobrą i szybką obsługę, co jednak nie jest możliwe, jeśli po pół roku usuniesz dane klientów. Proszę skonsultować się ze swoim prawnikiem, jak należy postępować w przypadku takich sprzeczności.